Reservar um espaço

Página com conteúdo específico sobre como fazer uma reserva de espaço no mapa do evento

Para reservar e gerenciar uma reserva de espaço no mapa do evento, é necessário ter a permissão “Setor de Reservas” habilitada em seu usuário.

Neste guia você vai aprender reservar um espaço no mapa de reservas do evento

Para reservar um espaço no mapa de reservas do evento, siga os passos abaixo:

1. no menu superior ou lateral, clique na opção “Eventos”

2. no calendário, selecione o mês que deseja acessar o evento

3. clique no evento desejado, para ter acesso ao menu do evento

4. no menu do evento, clique na opção [ Setor de Reservas ]

5. no aba, espaços, clique no espaço que deseja reservar

6. na aba do espaço escolhido, clique no botão [ Reservar ]

7. na aba, cliente, informe o nome e o telefone do cliente titular da reserva

8. na aba, negociação, define a negociação da reserva, incluindo valor total, valor em consumo, valor do sinal mínimo, quantidade de pulseiras e convites e quantidade de ingressos, separados por gênero

9. na aba, Finalidade, defina a finalidade da reserva (opcional)

10. na aba, Vendida por, defina o vendedor da reserva (opcional)

11. na aba, Status da Reserva, defina o status atual da reserva

entenda abaixo o significado de cada status de reserva

Solicitado

reserva solicitada pelo cliente, pendente de gerenciamento pelo setor de reserva

Reservado

reserva gerenciada pelo setor de reserva, com cliente titular e negociação já definida e acordada. No caso de recebimento online das reservas, por padrão, esse é o status das reservas com pagamentos parciais.

Ok

reserva conferida para o evento. No caso de recebimento online das reservas, por padrão, esse é o status das reservas com pagamentos totais.

Presente

reserva com cliente titular já presente no evento

Saída

reserva já consumida, espaço liberado pelo cliente titular

Cancelada

reserva cancelada pelo setor de reserva, solicitada pelo cliente titular ou pelo próprio setor de reservas do evento

12. na aba, observação para portaria, adicione as informações, quando for o caso

13. clique no botão, [ Salvar ]

14. na aba, Cobrança Online, clique no botão [ Copiar Link ]

15. envie o link de cobrança copiado ao cliente titular da reserva, para pagamento

NOTA: Na aba superior (cinza) da tela de gerenciamento de reserva, haverá, do lado esquerdo, o número de ID da reserva, no centro o nome do espaço que esta sendo reservado, e, ao lado direito, o botão salvar.

NOTA: é fundamental que toda a reserva tenha como informações mínimas o nome completo e número de telefone do titular da reserva

NOTA: a coleta de informações, tais como, CPF, data de nascimento e endereço de e-mail é opcional

NOTA: Você pode editar os os valores nos campos da negociação, caso a caso, a qualquer momento, mesmo que as condições de referência tenham sido estabelecidas no momento da construção do mapa de reservas.

NOTA: se você usa o recurso de cobrança online das reservas via link de checkout de pagamento, a mudança de status é automática, não sendo necessária, nesse caso, nenhuma ação da sua parte.

NOTA: por padrão, reserva com pagamento parcial feito de forma online o status automaticamente ficará em Reservado

NOTA: Por padrão, reserva com pagamento total feito de forma online o status automaticamente ficará em OK

DICA: O campo "observação para portaria" esta disponível para alertas específicos sobre cada reserva, para que o receptivo, antes de dar acesso ao cliente ao espaço reservado do evento esteja ciente sobre como proceder, caso a caso.

Ex: fornecer uma garrafa de espumante como cortesia, cliente chegará após o horário, etc.

4 passo - Lista dos convidados da Reserva

Se a reserva negociada der direito a uma quantidade específica de convidados, adicione essa quantidade (número de convidados) no campo "Ingressos Unissex" para defini-la, e, em seguida, envie o link de "Lista dos Convidados" ao cliente titular da reserva para que ele possa fazer sua própria lista de convidados.

tela de gerenciamento de reserva/lista dos convidados

NOTA: todos os nomes que forem adicionados na lista dos convidados de cada cliente titular de reserva, estarão disponíveis automaticamente na "portaria" do evento, vinculados a cada reserva específica

NOTA: a utilização deste recurso é opcional

5 Passo - Pagamento Online da Reserva

Após definido cliente titular da reserva, a negociação com valor total, valor de consumo, sinal mínimo, quantidade de ingressos por gênero e o status da reserva, utilize o botão "Copiar Link" ou "Enviar por WhatsApp" para enviar o link de cobrança ao cliente titular solicitante da reserva.

tela de gerenciamento de reserva/cobrança online

NOTA: Por padrão, apenas os métodos de pagamento PIX e Boleto bancário ficam disponíveis no checkout para o cliente efetuar o pagamento da reserva. O método cartão de crédito fica inativo.

NOTA: A habilitação do método cartão de crédito está sujeita a análise, além das cláusulas e condições do Contrato de Prestação de Serviços Adicionais de Processamento de Pagamentos Eletrônicos disponível para leitura em Informações Legais

6 Passo - Notificar o não pagamento após a data

Após ter enviado o link de cobrança da reserva ao cliente titular solicitante, caso você tenha negociado uma data de vencimento para o pagamento, defina a data exata no calendário para ser notificado do não pagamento após a data de vencimento combinada com seu cliente.

IMPORTANTE: Opcionalmente, você pode habilitar o recurso "bloquear pagamentos no link online após esta data" para desabilitar o pagamento online via link após seu vencimento (data escolhida), sem que seja feito novo contato com o setor de reserva

NOTA: Após o envio do link de pagamento ao cliente titular da reserva, todo o processo de pagamento é automatizado, não sendo necessário solicitar comprovantes de pagamentos, ou, qualquer outra ação da sua parte

NOTA: Todos os pagamentos feitos na modalidade online via PIX, boleto ou cartão de crédito, o cliente e o produtor do evento são notificados por e-mail, conforme mostram os modelos abaixo

Modelo de e-mail enviado ao produtor do evento referente a um pagamento específico

modelo de e-mail ilustrativo

Modelo de e-mail enviado ao cliente após um pagamento referente a uma reserva específica

modelo de e-mail ilustrativo

Identificação de pagamento

Todos os valores pagos de forma online, via PIX, boleto ou cartão de crédito, assim que identificados pelo sistema, são automaticamente adicionados na reserva específica, identificando a data do pagamento, o método utilizado para o pagamento feito, o status do pagamento, o nome de cada pagador e o valor pago, conforme mostra imagem abaixo

tela de gerenciamento de reserva/identificação de pagamento

NOTA: Reservas com pagamento online via PIX, boleto ou cartão, a atualização do status de pagamento é automática.

NOTA: Reservas com pagamentos parciais, por padrão, seu Status será definido automaticamente pelo sistema como "Reservado"

NOTA: Reservas com pagamentos totais, por padrão, seu Status será definido automaticamente pelo sistema como "OK"

Para entender melhor na prática cada funcionalidade da tela de gerenciamento de reserva leia a lista de recursos seção Setor de Reserva